Address
304 North Cardinal St.
Dorchester Center, MA 02124
Work Hours
Monday to Friday: 7AM - 7PM
Weekend: 10AM - 5PM
Servicii
Arhive-Dox
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Nomenclatorul arhivistic se poate defini ca un tabel sistematic in care se inscriu, conform structurii organigramei, unitatile arhivistice concepute pe probleme si termnene de pastrare, fiind un instrument de lucru indispensabil in organizarea unei arhive.
Atunci cand la intocmirea Nomenclatorului arhivistic se intampina dificultati, echipa noastra prin profesionalismul si experienta sa acorda sprijin de specialitate in depasirea oricaror erori care ar putea sa apara in aceasta etapa.
Atunci cand la intocmirea Nomenclatorului arhivistic se intampina dificultati, echipa noastra prin profesionalismul si experienta sa acorda sprijin de specialitate in depasirea oricaror erori care ar putea sa apara in aceasta etapa.
CONSTITUIREA DOSARELOR
Conform cerintelor legale, documentele se grupeaza in unitati arhivistice anual, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul arhivistic, in al doilea an de la constituire.
Documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt.
Documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt.
ORDONAREA DOCUMENTELOR NECONSTITUITE PE PROBLEME SI TERMENE DE PASTRARE
Documentele care se gasesc in arhiva neconstituite conform nomenclatorului, se ordoneaza, inventariaza si selectioneaza avand in vedere urmatoarele:
• Determinarea apartenentei la fond (fondarea), tinandu-se seama de denumirea destinatarului, ștampila de inregistrare, rezolutie sau note tergale, continutul actului;
• Ordonarea documentelor in cadrul fondului, dupa un criteriu stabilit (pe an si compartimente de munca, iar in cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente si ani, iar in cadrul anului pe probleme, alfabetic, etc.).
In cazul in care un dosar cuprinde documente din mai multi ani se ordoneaza la anul cel mai vechi al dosarului, fara a se lua in consideratie datele documentelor anexate.
In cazul in care documentele nu sunt constituite in dosare (foi volante), ordonarea acestora se executa dupa criteriul cronologic, iar apoi se grupeaza pe probleme, in dosare.
• Determinarea apartenentei la fond (fondarea), tinandu-se seama de denumirea destinatarului, ștampila de inregistrare, rezolutie sau note tergale, continutul actului;
• Ordonarea documentelor in cadrul fondului, dupa un criteriu stabilit (pe an si compartimente de munca, iar in cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente si ani, iar in cadrul anului pe probleme, alfabetic, etc.).
In cazul in care un dosar cuprinde documente din mai multi ani se ordoneaza la anul cel mai vechi al dosarului, fara a se lua in consideratie datele documentelor anexate.
In cazul in care documentele nu sunt constituite in dosare (foi volante), ordonarea acestora se executa dupa criteriul cronologic, iar apoi se grupeaza pe probleme, in dosare.
LEGAREA DOSARELOR
Pentru efectuarea acestei operatiuni se folosesc prese de legatorie confectionate din lemn special, coperti din carton de diverse tipuri si sfoara din canepa.
Dupa ordonare, documentele se aranjeaza in interiorul copertilor, se preseaza cu ajutorul presei de legatorie, se gauresc cu ajutorul unui dispozitiv special si se leaga cu sfoara din canepa.
La solicitarea beneficiarului, la inceputul dosarului se poate atasa o fila opis, in care sa fie consemnate documentele din cuprinsul dosarului.
Conform legislatiei in vigoare un dosar astfel constituit, nu poate depasi 250 – 300 file. In situatia in care exista mai multe file, se constituie mai multe volume.
Dupa ordonare, documentele se aranjeaza in interiorul copertilor, se preseaza cu ajutorul presei de legatorie, se gauresc cu ajutorul unui dispozitiv special si se leaga cu sfoara din canepa.
La solicitarea beneficiarului, la inceputul dosarului se poate atasa o fila opis, in care sa fie consemnate documentele din cuprinsul dosarului.
Conform legislatiei in vigoare un dosar astfel constituit, nu poate depasi 250 – 300 file. In situatia in care exista mai multe file, se constituie mai multe volume.
CERTIFICARE DOSARELOR
Dupa efectuarea operatiunii de legare a dosarelor, se efectueaza certificare acestora, in cadrul carei operatiuni se desfasoara urmatoarele activitati:
• se numeroteaza fiecare fila a dosarului;
• se certifica prin semnatura si ștampila.
• se numeroteaza fiecare fila a dosarului;
• se certifica prin semnatura si ștampila.
SELECTIONAREA DOCUMENTELOR
Selectionarea documentelor este operatiunea arhivistica de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a unitatilor arhivistice dintr-un fond sau colectie in vederea pastrarii permanente a celor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si eliminarii celor lipsite de importanta.
Operatiunea se aplica unitatilor arhivistice aflate in depozit de arhiva si a caror termen de pastrare a expirat.
Selectionarea se desfasoara in mai multe etape; o atentie deosebita va fi acordata acelor unitati arhivistice care au alaturi un nomenclator arhivistic cu termenul de pastrare si mentiunea „comisie de selectionare”.
Operatiunea se aplica unitatilor arhivistice aflate in depozit de arhiva si a caror termen de pastrare a expirat.
Selectionarea se desfasoara in mai multe etape; o atentie deosebita va fi acordata acelor unitati arhivistice care au alaturi un nomenclator arhivistic cu termenul de pastrare si mentiunea „comisie de selectionare”.
DEPOZITAREA DOCUMENTELOR
(pastrare si conservare)